Jak zorganizować i przeprowadzić wideokonferencję? | Poradnik

Ok, skoro już wiemy jak wiele dobrego mogą dać nam wideokonferencje, a także wiemy, że do wykorzystania tego potencjału nie potrzebujemy żadnych większych zasobów, przejdźmy do odpowiedzi na pytanie ‚jak?’. Otóż – bardzo prosto :).

Na początek zarejestrujemy konto testowe, dzięki któremu przez okres 14 dni, zupełnie bezpłatnie i bez zobowiązań, będziemy mogli ‚dotknąć’ rozwiązania i sprawdzić jego przydatność do własnych potrzeb. Wchodzimy na stronę VidCom.pl i klikamy w link ‚Zarejestruj się’:

Wypełniamy krótki formularz, podając podstawowe dane swojej firmy/działalności oraz dane do logowania, a następnie potwierdzając poprzez kliknięcie ‚Wyślij’:

 

Po rejestracji, automatycznie uzyskamy dostęp do komunikatorów oraz panelu administracyjnego (miejsce, w którym można zarządzać profilem, ustawiać automatyczne linki do konferencji, itp.), wykorzystując login i hasło podane podczas rejestracji. Same komunikatory znajdują się na stronach: wersja desktop i wersja www. Nie ma znaczenia którego z komunikatorów użyje uczestnik danej konferencji, natomiast wygodniej będzie, jeśli jej inicjator (gospodarz) oraz osoby częściej korzystające z systemu, będą używały wersji desktop, która ponadto ma szereg dodatkowych funkcji administracyjnych.

Dodatkowa pomoc, która może przydać się na początku:

  • manual (instrukcja) z obsługi komunikatorów: kliknij,
  • szkolenie z obsługi w formie filmu wideo: kliknij.

 

Teraz przejdziemy procedurę zakładania własnej wideokonferencji. Dla przykładu załóżmy, że chcemy zorganizować (na początek proste) spotkanie na odległość w gronie 3 osób, na którym:

  • pokażesz wcześniej przygotowaną prezentację multimedialną,
  • omówisz plan jakiegoś działania,
  • udostępnisz dokumentację związaną z jakimś projektem.

 

Ty, jako organizator spotkania i osoba, która będzie aktywnie korzystała z narzędzi pracy na odległość, skorzystasz z wersji rozbudowanej komunikatora, natomiast Twoi goście podłączą się do konferencji wykonując tylko jeden ruch: klikając w przesłany przez Ciebie link. A więc, do dzieła:

 

Krok nr 1 (ten krok można pominąć, jeżeli nie chcemy przygotowywać linku, wystarczy nam podanie innym uczestnikom nazwy konferencji):

Logujemy się do panelu VidCom.pl, aby przygotować link do rozesłania kontrahentom:

W lewym menu klikamy w link ‚Automatyczne dołączanie’, a następnie w link ‚Nowa konferencja’:

Wypełniamy formularz, w którym podajemy:

  • Nazwę konferencji – jedyne pole obowiązkowe, min. 6 znaków alfanumerycznych (ew. podkreślenie),
  • Hasło konferencji –    opcjonalnie, jeśli zależy nam, aby dostęp do konferencji został dodatkowo zabezpieczony,
  • Zablokuj nazwę od – zostawiamy domyślne,
  • do – maksymalnie 14 dni
  • Domyślny login – opcjonalnie, pozostawienie pustego pola zobowiązuje uczestników do wpisania własnego loginu,

oczywiście zatwierdzamy wybór poprzez kliknięcie w ‚Dodaj’:

 

Po zatwierdzeniu otrzymamy potwierdzenie oraz podsumowanie:

Klikamy w link ‚pokaż’ (w kolumnie ‚Link’), po czym zobaczymy bezpośredni i unikalny link do naszej konferencji:

Dokładnie(!) kopiujemy link i zapisujemy go sobie razem z dokładną nazwą (ew. opcjonalnym hasłem), ponieważ te informacje będą nam potrzebne później.

 

Krok nr 2 (jednorazowy) – instalujemy komunikator w wersji desktop:

Pobieramy plik instalacyjny komunikatora ze strony VidCom.pl:

klikając w link ‚POBIERZ’ na dole strony (bezpośredni link: kliknij), a następnie zapisujemy go sobie na dysku naszego komputera. Uruchamiamy instalatora klikając dwukrotnie pobrany plik (o nazwie ‚setup.exe’) i przeprowadzamy instalację, wykonując kilka prostych poleceń kreatora. Podczas instalacji obecny firewall w naszym komputerze może zapytać czy udostępnić połączenie dla programu ViCo z Internetem. Oczywiście zezwalamy na to połączenie. W trakcie instalacji może pojawić się informacja o braku pewnych komponentów niezbędnych do poprawnego działania komunikatora (np. Flash*), wówczas instalator zaproponuje ich ściągnięcie i instalację – należy wszystko zatwierdzić.

 

 

* – Gdyby zdarzyło się, że instalator nie będzie mógł odnaleźć aktualnej wersji Flash (Adobe czasem zmienia lokalizację), można poradzić sobie z tym ‚ręcznie’. Należy wówczas uruchomić przeglądarkę Internet Explorer (koniecznie tę, nie inną!), wejść z IE na stronę http://www.adobe.com/software/flash/about/ i zainstalować ręcznie najnowszą wersję Flasha (dla IE). Następnie proszę ponownie uruchomić instalator komunikatora – pominie ten krok.

 

 

Krok nr 3:

Przed wyznaczonym terminem spotkania (jeśli tworzyliśmy wcześniej link dostępowy, wówczas termin musi zawierać się w wyznaczonym przedziale czasu) uruchamiamy komunikator, np. klikając dwukrotnie jego ikonę na pulpicie (ew. z menu ‚Start’ -> ‚Wszystkie programy’ -> ‚Komunikator ViCo’, ew. wchodząc do katalogu z programem, domyślnie: ‚C:\Program Files (x86)\VidCom.pl\Komunikator ViCo\Komunikator.exe’):

Po uruchomieniu komunikatora należy zalogować się w programie. W lewym górnym rogu komunikatora klikamy opcję ‚Zaloguj’ i podajemy zarejestrowane dane:

Konferencje mogą tworzyć jedynie użytkownicy posiadający zarejestrowane i opłacone (ew. testowe) konta w systemie VidCom.pl. Aby utworzyć nową konferencję, należy (po zalogowaniu w komunikatorze) kliknąć ‚Utwórz’ w górnej belce w części ‚Konferencja’. W nowo otwartym oknie wpisać nazwę konferencji, następnie ustalić hasło konferencji. Utworzenie hasła nie jest wymagane, tzn. użytkownik może nie wprowadzać hasła dla konferencji otwartej, wtedy każdy może do takiej konferencji dołączyć, wystarczy znać jej nazwę. Jeśli natomiast konferencja ma charakter poufny, należy wprowadzić hasło, aby nikt niepowołany nie dołączył do takiego wirtualnego spotkania.

Uwaga – jeśli wcześniej utworzyliśmy link (Krok nr 1 powyżej), wówczas musimy podać dokładnie taką samą nazwę konferencji (oraz dokładnie takie samo hasło, jeśli zostało nadane), w przeciwnym razie link nie będzie działał:

W przypadku, gdy korzystamy z komunikatora w wersji webowej (co dla organizatora spotkania nie jest zalecane, ale jak najbardziej możliwe), wówczas postępujemy korzystając z analogicznych przycisków:

Po utworzeniu konferencji, automatycznie aktywuje nam się zestaw wbudowanych narzędzi, dzięki którym będziemy mogli przeprowadzić nasze spotkanie na odległość:

Poniżej znajduje się opis wszystkich narzędzi i opcji dostępnych w komunikatorze ViCo (wersja desktop, czyli instalowana), część z tych narzędzi dostępna jest również w wersji webowej (przeglądarkowej).

 

Ok, zatem jesteśmy gotowi do przeprowadzenia spotkania. Inny użytkownik (np. nasz kontrahent), chcąc dołączyć do spotkania musi:

  • Kliknąć w link, który od nas otrzymał np. w e-mailu (patrz Krok nr 1). Tutaj uwaga: link należy dokładnie skopiować, różnica chociażby jednego znaku spowoduje, że nie zadziała. Lub:
  • Zalogować się na swoje konto lub jako Gość do jednego z komunikatorów (jeżeli wcześniej nie instalował komunikatora, wówczas najlepiej do wersji przeglądarkowej), kliknąć na ‚Dołącz’ i następnie wpisać nazwę konferencji oraz opcjonalnie hasło (pole to może być puste, jeśli gospodarz nie wpisał hasła podczas tworzenia konferencji). Oczywiście nazwę (i opcjonalne hasło) możemy przekazać mu w dowolny sposób (e-mail, sms, rozmowa, dokument, strona, itd.).

 

W przypadku ew. jakichkolwiek problemów, najpierw sprawdzamy, czy spełniamy wszystkie wymagania techniczne, podane na stronie producenta.

 

Opis narzędzi dostępnych w konferencji:

Plik:

  • Zaloguj – opcja ta zezwala na zalogowanie się do systemu VidCom.pl. Po zalogowaniu mamy większą ilość ustawień i funkcji prowadzenia konferencji video.
  • Wyloguj – umożliwia wylogowanie się bez konieczności wyłączenia programu.
  • Profil – zalogowany użytkownik może sprawdzić i uaktualnić swoje dane bezpośrednio w programie. Każdy użytkownik może dodać avatar (identyfikator w formie znaku graficznego w formacie *.jpg lub *.png – aby pobrać avatar należy użyć przycisku ‚Wybierz zdjęcie z dysku’ i wskazać lokalizację zdjęcia na swoim komputerze). Dodatkowo może on wybierać, które dane chce udostępnić innym użytkownikom.
  • Archiwum – tutaj można przeglądać historię przeprowadzonych na czacie rozmów z innymi użytkownikami (rozmowy są zapisywane chronologicznie).
  • Wyszukiwanie użytkowników – funkcja ta umożliwia użytkownikowi przeszukanie bazy danych osób, które udostępniły swoje dane. Po uzupełnieniu pól Login, Nazwa firmy itp. system przeszuka bazę i wyświetli loginy użytkowników odpowiadające kryteriom wyszukiwania.

Widok:

  • Kontakty – okno wyświetla listę loginów dodanych przez użytkownika. Pod loginem widoczny jest status mówiący o dostępności użytkownika.
  • Konferencje – okno Konferencji pokazuje użytkowników, którzy biorą udział w danym spotkaniu wraz ze statusami oraz ikonki informujące o nadawaniu obrazu i wysyłaniu dźwięku danego uczestnika.
  • Okna wideo – w oknie video można zobaczyć tych uczestników konferencji, którzy wysyłają swój obraz. Dla poszczególnych osób wyświetlane są odrębne okienka. Klikając w opcje w oknie video wybranego uczestnika można wyłączyć lub zatrzymać obraz oraz wyłączyć głos. Rozmieszczenie okien video można zmienić zaznaczając wybrany układ znajdujący się na dolnym pasku aplikacji (z lewej strony) pod przyciskiem ‚Układ okien’ i użyć jednego z zapisanych schematów lub odznaczyć opcję ‚Autorozmieszczenie’, co z kolei pozwala na dowolne przesuwanie okien w obrębie aplikacji.
  • Podgląd video – okno Podglądu video wyświetla obraz z własnej kamery. Pozwala na obserwowanie oraz kontrolowanie własnego wizerunku widocznego u innych uczestników konferencji. Na pasku okna znajdują się funkcje pozwalające zatrzymać wysyłanie obrazu video (tzw. stop klatka) oraz dźwięku (wyciszenie). Natężenie swojego głosu można dostosować (ew. zmieniać) posługując się paskiem regulatora głośności (pod warunkiem, że nie jest włączona opcja automatycznej regulacji głośności).
  • Transfery – tutaj można dokonać akceptacji lub odrzucenia plików przesyłanych przez innych użytkowników. Przycisk ‚Wyczyść’ usuwa historię wszystkich dokonanych transferów. W systemie Vidcom.pl zalogowany użytkownik może dokonywać transferu plików do dowolnej osoby z listy kontaktów lub uczestników spotkania, będących aktualnie zalogowanych do systemu.
  • Zaproszenia do konferencji – dzięki tej funkcji można zarządzać zaproszeniami od innych użytkowników.
  • Statusy – wyświetla okno z listą uczestników konferencji chcących zmienić swój status np. ze Słuchacza na Prezentera.
  • Biała Tablica – jest to jedna z ważniejszych funkcji programu, dzięki której można przekazywać informacje uczestnikom konferencji tak, jakby to miało miejsce na prawdziwej tablicy.
  • Ankiety – są doskonałym sposobem na uzyskanie opinii od osób uczestniczących w konferencji. Dostęp do Ankiet ma każdy zalogowany użytkownik, ale tylko Gospodarz i Prezenter może ją tworzyć i udostępniać. Mówca i Słuchacz mogą jedynie otworzyć ankietę i wypełnić ją.
  • Testy – są doskonałym sposobem na sprawdzenie wiedzy lub poznanie opinii innych uczestników konferencji. Gospodarz, bądź Prezenter może utworzyć i udostępnić test, a reszta uczestników może go rozwiązać i wysłać.

Biała tablica:

Biała Tablica składa się z paska narzędzi graficznych, paska do przewijania stron oraz tzw. wspólnego obszaru graficznego. W komunikatorze ViCo możliwość użycia tablicy jest zależna od konkretnej roli uczestniczącego:

  • Gospodarz spotkania jest najwyżej w hierarchii i posiada uprawnienia do wszystkich funkcji tablicy, takich jak: rysowanie elementów, wczytywanie plików PowerPoint, czy przewijanie stron. Tylko Gospodarz może zamknąć tablicę!
  • Prezenter ma takie same uprawnienia jak Gospodarz, jednak nie może zamknąć tablicy.
  • Mówca może oglądać informacje przedstawiane na tablicy oraz zapisać pliki graficzne i *.ppt, które zostały na nią wgrane.
  • Słuchacz ma takie same uprawienia jak Mówca.

Aby wywołać okno tablicy Gospodarz spotkania lub Prezenter muszą wybrać z paska narzędzi Widok -> Biała Tablica.

Pasek przewijania służy do przełączenia stron na tablicy. Jeżeli aktualna strona jest ostatnią stroną prezentacji, kliknięcie przycisku spowoduje otworzenie pustej strony.

  • Wczytywanie pliku – Biała Tablica może służyć również do wyświetlania różnych prezentacji. Gospodarz lub Prezenter mogą wczytać plik z prezentacją bądź plik graficzny (*.bmp, *.jpg, *.png, *.ppt, *.pdf, *.vwb, *.vwc). Zawartość będzie widoczna dla wszystkich uczestników spotkania.
  • Rysowanie na tablicy – Rysowanie odbywa się przy pomocy paska narzędzi graficznych, który udostępnia takie elementy jak: narzędzia edycji, grubość i kolor linii, paleta kształtów, pole tekstowe. Wszystkie narzędzia pozwalają Gospodarzowi lub Prezenterowi umieszczać na tablicy różnego rodzaju elementy bądź tez rysować po niej.
  • Narzędzia edycji – Aby skorzystać z funkcji edycji najpierw należy kliknąć na ‚Wskaźnik’ w pasku narzędzi graficznych, który służy do zaznaczania obiektów na tablicy. Po zaznaczeniu określonego obiektu użytkownik może użyć dowolnej funkcji edycji. Znaczenie tych elementów edycyjnych jest takie samo, jak w większości popularnych programów użytkowych (np. Paint, Word).
  • Zapisywanie zawartości tablicy do pliku – Dzięki tej opcji zawartość tablicy może być zapisana w formie pliku graficznego *.jpg, *.png, *.bmp lub też we własnym formacie *.vwc. Wszystkie wymienione formaty są obsługiwane przez komunikator ViCo.
  • Wczytywanie zawartości pliku do tablicy – Komunikator ViCo może wczytać do Białej Tablicy zawartość plików typu *.jpg, *.bmp, *.ppt, *.pptx, *.pdf oraz pliki zapisane do formatu *.vwb oraz *.vwc.

Narzędzia:

Zawartość tej zakładki różni się w zależności od tego czy jesteśmy zalogowani, a jeśli tak, to z jakimi uprawnieniami.

  • Czat publiczny służy do przekazywania wiadomości tekstowych między uczestnikami konferencji niezależnie od tego czy aktualnie są Gospodarzem czy też Gościem. Każdy użytkownik może zmienić rozmiar, kolor czcionki oraz zapisać taką rozmowę do pliku tekstowego.
  • Pliki konferencji – podczas trwania konferencji Gospodarz bądź Prezenter mogą udostępniać pliki innym użytkownikom, które można zapisywać na swoich komputerach.
  • Przeglądarka – służy do przeglądania stron www, podobnie jak ma to miejsce w typowej przeglądarce internetowej. Funkcjonalność przeglądarki została jednak ograniczona do paska adresu, w którym wpisywany jest adres strony internetowej, przycisków nawigacyjnych (wstecz, następna strona, odśwież) oraz historii otwartych stron. Dodatkowym ograniczeniem jest to że, Gość nie posiada w/w przycisków. Posiada jedynie okno, w którym wyświetlane jest to co aktualnie przegląda Gospodarz, bądź Prezenter. Gość może natomiast poruszać się w obrębie danej strony, tzn. klikać w odnośniki.
  • Zaproś do konferencji przez e-mail – jeżeli chcemy zaprosić wybraną osobę do konferencji, należy kliknąć na nią, a następnie kliknąć Narzędzia -> Zaproś do konferencji przez e-mail. W wyświetlonym oknie możemy również ręcznie dopisać adresy e-mail. Przechodząc dalej ustawiamy możliwość blokady nazwy konferencji, aby inni użytkownicy nie mogli użyć tej samej nazwy konferencji. Blokada wygaśnie po godzinie od czasu planowanego rozpoczęcia konferencji. Po kliknięciu ‚Dalej’ możemy ustalić szczegóły takiego zaproszenia (tytuł oraz treść). W następnym kroku widoczny jest podgląd zaproszenia. Jeśli został popełniony błąd możemy wrócić do danego kroku klikając ‚Wstecz’.
  • Blokowanie nazw konferencji – to narzędzie służy do zablokowania nazwy konferencji na dowolnie ustalony przez użytkownika czas.
  •  Nowa ankieta – tworzy nową ankietę.
  •  Nowy test – otwiera nowy arkusz testu.
  •  Pliki konferencji – jako Gospodarz bądź Prezenter można tutaj zarządzać plikami udostępnionymi podczas wirtualnego spotkania (dodawać, usuwać). Natomiast reszta uczestników może tylko pobierać dodane pliki.

Ustawienia:

  • Logowanie – tutaj możliwe jest, aby przy każdym uruchomieniu program automatycznie logował nas do komunikatora. Zalogować możemy się jako użytkownik zarejestrowany lub Gość.
  • Konferencja – w tej zakładce jest możliwość skonfigurowania automatycznego utworzenia konferencji zaraz po starcie komunikatora lub po wznowieniu połączenia internetowego. Oprócz tego dostępne są także inne praktyczne opcje:
    • Ustaw status nowego uczestnika na ‚Mówca’ – zaznaczenie tej funkcji spowoduje, że każdemu użytkownikowi dołączającemu do konferencji zostanie nadany status ‘Mówca’, dzięki czemu będzie mógł wysyłać obraz i dźwięk. Gdy opcja ta nie jest zaznaczona, wówczas dołączający otrzyma status ‚Słuchacz’, który nie pozwala na wysyłanie obrazu i dźwięku,
    • Zezwalaj uczestnikom na czaty prywatne i przysyłanie plików – zaznaczona, umożliwi uczestnikom na czaty prywatne oraz przesyłanie plików między sobą,
    • Publiczny czat moderowany – jeżeli opcja jest zaznaczona, wówczas każda wiadomość wysłana przez uczestnika konferencji jest sprawdzana przez Gospodarza przed ukazaniem się jej na czacie publicznym,
    •  Konferencja dostępna wyłącznie dla użytkowników zarejestrowanych – gdy opcja jest aktywna użytkownik zalogowany jako Gość nie może dołączyć do konferencji,
    •  Ogranicz liczbę uczestników konferencji – ogranicza ilość użytkowników do liczby wpisanej w polu. Opcja przydatna, gdy chcemy stworzyć konferencję dla konkretnej ilości użytkowników,
    •  Ogranicz czas na dołączenie do konferencji – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że osoba tworząca konferencję może ustalić przez jaki czas inni użytkownicy mogą dołączyć do trwającej już konferencji. Czas jest podawany w minutach, a liczony będzie od rozpoczęcia konferencji. Niezaznaczenie tej opcji umożliwi uczestnikom dołączenie w każdej chwili,
    • Pokaż logo uczestnikom konferencji – pokazuje w widocznym miejscu logo wszystkim uczestnikom konferencji,
    •  Ustaw kolory aplikacji Gospodarza członkom konferencji – ustawia ten sam schemat kolorów aplikacji innym uczestnikom konferencji,
    • Tryb ekonomiczny – tryb ten wyłączy strumień video podczas wczytywania Białej Tablicy z pliku oraz podczas udostępniania aplikacji. Wyłączenie tej opcji spowoduje, że strumień video nie będzie wyłączany podczas dużego obciążenia przy wysyłaniu danych,
    •  Konferencja mono – pozwala założyć konferencję, w której Gospodarz widzi i słyszy wszystkich uczestników konferencji, natomiast uczestnicy widzą i słyszą tylko Gospodarza.
  • Ogólne – w tej zakładce konfiguruje się:
    • Interfejs użytkownika,
    •  Okna powiadomień,
    •  Pozostałe,
    •  Wersję językową (dostępne: polska, angielska, niemiecka, rosyjska, francuska, włoska i czeska).
  • Audio – w tej zakładce można zmienić urządzenie, które ma być odpowiedzialne za wysyłanie audio, oraz możliwość dostosowania głośności mikrofonu i jakości wysyłanego dźwięku poprzez zaznaczenie opcji:
    • Automatyczne dostosowanie głośności mikrofonu,
    •  Zaawansowane ustawienia audio.
  •  Video – tutaj z kolei jest możliwość zmiany urządzenia, które będzie odpowiedzialne za wysyłanie obrazu oraz jego rozmiar (może być użyteczne przy słabym łączu internetowym).
  •  Proxy – dzięki tej zakładce można dodać swój serwer-proxy,

Kolory – w tej zakładce jest możliwość spersonalizowania komunikatora pod kątem ustawienia kolorów kojarzonych z firmą, ustawienia logotypu firmy (który jest wyświetlany nad podglądem video – lewy górny róg) oraz znaku wodnego, (zostanie wyświetlony w prawym oknie pod oknami video konferentów).