Co to są wideokonferencje i jak można je wykorzystać w biznesie? | Jakie dają korzyści

W tym poradniku omówimy sobie co to w ogóle są wideokonferencje oraz jakie dają korzyści.

System VidCom.pl pozwala na tworzenie i przeprowadzanie wideokonferencji w czasie rzeczywistym. Umożliwia użytkownikom przesyłanie i odbiór obrazu wideo, dźwięku oraz tekstu, wymianę danych, prowadzenie wirtualnych prezentacji, aktywne uczestnictwo w wirtualnych klasach i szkoleniach, symultaniczną pracę na udostępnianych dokumentach, prowadzenie poufnych oraz publicznych czatów i rozmów, organizowanie testów i ankiet online, błyskawiczne przesyłanie plików o dowolnej wielkości, wzajemne udostępnianie pulpitu, oraz wiele, wiele innych.

Komunikację wideo można stosować praktycznie w każdej dziedzinie gospodarki i życia społecznego. Potencjał ograniczony jest jedynie pomysłowością. Przykłady zastosowań:

  • Komunikacja biznesowa pomiędzy partnerami handlowymi (sprzedawcami, nabywcami), negocjacje, rozmowy strategiczne.
  • Prezentacje produktowe organizowane dla pośredników handlowych, kluczowych klientów, hurtowników, itp.
  • Zarządzanie firmą szczególnie użyteczne w przypadku firm wielodziałowych, których pracownicy rozsiani są po kraju; komunikacja pomiędzy wszystkimi szczeblami organizacyjnymi firmy.
  • Posiedzenia zarządu i wirtualne walne zgromadzenia władz spółek online – organizacja posiedzeń, spotkań, narad i głosowań bez konieczności obecności wszystkich osób w jednym miejscu.
  • Kontakt z oddziałami firmy umożliwiający wzajemną (szybką i darmową) komunikację i wymianę dokumentów, informacji i plików między poszczególnymi oddziałami firmy zlokalizowanych w różnych częściach kraju, czy nawet świata.
  • Spotkania handlowców – organizacja spotkań cyklicznych, prezentacja nowych produktów, omawianie założeń strategicznych, przekaz materiałów szkoleniowych, przekaz dokumentów, itp.
  • Organizacja wirtualnych Biur Obsługi Klienta, to przede wszystkim podniesienie standardu obsługi klienta, wzrost dostępności, możliwość prezentacji wideo ofert, bieżące konsultacje i rozmowy z klientami.
  • Przeprowadzanie szkoleń firmowych – możliwa jest profesjonalna organizacja szkoleń firmowych dla pracowników z zachowaniem wszystkich aspektów typowego szkolenia (rozmowa, obraz, czat, wspólna praca na dokumentach, prezentacje Power Point, wymiana plików, wykłady „na żywo” lub z odtworzenia, itp.).
  • Kompleksowa obsługa e-learningu – wspomaganie szkół, uczelni, kursów językowych, czy firm szkoleniowych, umożliwiające profesjonalną i kompleksową organizację zajęć dla studentów i słuchaczy za pośrednictwem Internetu.
  • Przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych zarówno przez „zwykłych” pracodawców, jak i przez firmy zajmujące się profesjonalnie rekrutacją personelu.
  • Obsługa sklepów internetowych, pozwalająca na oczekiwaną przez klientów wideoprezentację oferowanych produktów i usług, przesył dokumentacji technicznej, instrukcji obsługi, gwarancji.
  • Wirtualne przychodnie – rozwiązanie o charakterze wspomagającym tradycyjne funkcjonowanie służby zdrowia, czyli wirtualne konsultacje lekarzy specjalistów z pacjentami wzbogacone o wirtualną recepcję, czy systemy kolejkowe.
  • Wsparcie audiowizualne portali o charakterze społecznościowym.
  • Serwisy oraz firmy doradcze, prawne, rachunkowe, konsultacyjne mają możliwość udzielania za pomocą wideokonferencji darmowych lub płatnych porad eksperckich swoim klientom.
  • Obsługa płatności sms-owych w serwisach zarobkowych, dzięki w pełni funkcjonalnemu panelowi administracyjnemu, który kontroluje stan i realizację płatności oraz dostępność do danego serwisu lub wideoczatu.
  • Organizacja i obsługa wirtualnych centrów rozrywki, gwarantująca profesjonalne organizowanie i zarządzanie wirtualnymi kasynami i wszelkiego rodzaju konkursami online.
  • Zarządzanie pracownikami prowadzącymi wideorozmowy, w szczególności w kwestii ich popularności, dostępności dla klientów i zarobków.
  • Organizacja profesjonalnych biur doradczych i konsultacyjnych z udziałem ekspertów z danych dziedzin lub osób znanych publicznie dla nieograniczonej liczby odbiorców.
  • Wideorelacje z ważnych wydarzeń, to możliwość przekazu transmisji dowolnego wydarzenia „na żywo” z zachowaniem najwyższej jakości obrazu i dźwięku.
  • Wirtualne spotkania z ekspertami i osobami publicznymi to możliwość zorganizowania wirtualnego spotkania dla wszystkich zainteresowanych ze znanymi osobistościami i ekspertami z różnych dziedzin, które nie mogą osobiście uczestniczyć w tradycyjnym spotkaniu.
  • Organizacja i prowadzenie biur poselskich i samorządowych, jako nowa/dodatkowa możliwość kontaktu polityków z ich wyborcami.

 

Przykłady zastosowania wideokonferencji w komunikacji wewnętrznej:

  • komunikacja pomiędzy oddziałami firmy (w ujęciu krajowym i międzynarodowym),
  • komunikacja z pracownikami działającymi w terenie (m.in.: cykliczne spotkania handlowców),
  • zarządzanie firmą (komunikacja pomiędzy wszystkimi szczeblami organizacyjnymi),
  • komunikacja i zarządzanie w sytuacjach kryzysowych,
  • wirtualne walne posiedzenia zarządu i zgromadzenia wspólników,
  • szkolenia, spotkania, prezentacje i konferencje online,
  • błyskawiczna wymiana dokumentów, uzgodnień i informacji.

Przykłady zastosowania wideokonferencji w komunikacji zewnętrznej:

  • profesjonalne wirtualne Biuro Obsługi Klienta (nowoczesna i atrakcyjna forma prezentacji oferty firmy na rynku),
  • komunikacja biznesowa z partnerami i kontrahentami (negocjacje, rozmowy strategiczne, etc.),
  • serwisy konsultacyjne dla klientów,
  • wirtualne spotkania z ekspertami oraz osobami publicznymi,
  • spotkania i konferencje międzynarodowe,
  • organizacja i przeprowadzanie testów konsumenckich.

 

Tutaj warto omówić pewną kwestię,  odpowiedzieć sobie na pytanie: ‚A dlaczego nie mogę skorzystać z popularnych komunikatorów internetowych i social media?’. Cóż, jest to jeden ze stereotypów, który jednak dosyć łatwo podważyć, jeśli tylko zdajemy sobie sprawę z różnic, jak np.:

  • kwestie bezpieczeństwa (przecież nie zostawiamy otwartego sejfu w pustym biurze),
  • zakres funkcjonalności – możliwość widzenia i słyszenia właściwie jest jedynie dodatkiem, nam potrzebne są narzędzia pracy na odległość,
  • brak ograniczeń – czasem będziemy potrzebowali połączeń w gronie większym, niż kilka osób.

Nasuwa się zatem pewne porównanie, może ‚z innego świata’, ale jakże obrazujące:

  • swoim samochodem osobowym również damy radę przywieźć do sklepu paletę towaru,
  • samochodem dostawczym również dowieziemy rodzinę na wczasy.

Tyle, że są pewne granice 😉

 

Ok, zastanówmy się teraz czego nam potrzeba, aby wykorzystać ten potencjał. Wbrew innemu stereotypowi – całkiem niewiele. Właściwie tylko tyle, ile już mamy w większości przypadków:

  • komputera/laptopa (ew. tabletu lub smartfonu, ale z zastrzeżeniem, że charakter tych urządzeń narzuca pewne ograniczenia funkcjonalne, więc właściwie nadają się raczej tylko do odbioru),
  • słuchawek lub głośników,
  • kamerki (wbudowanej lub zewnętrznej) – jeśli chcemy/mamy być widziani,
  • mikrofonu (wbudowanego lub zewnętrznego) – jeśli chcemy/mamy być słyszani,
  • łącza internetowego o przyzwoitej jakości.

 

Słowo na temat kamerki: nie musi to być żaden drogi sprzęt, w zupełności wystarczają te wbudowane w laptopach. Natomiast, jeśli nie dysponujemy taką, wówczas możemy zakupić kamerę już od kilkudziesięciu zł., a naprawdę niezłą za 200-400zł. Przykłady:

  • Logitech C920 (i ew. następcy) – jedna z lepszych na rynku w cenie ok. 350zł. (przykład oferty). Dodatkowo ma wbudowaną opcję śledzenia twarzy, co może być przydatne podczas ewentualnego ruchu prowadzącego.
  • Logitech C905, ew. nieco gorsze: C270 i C310

W przypadku wyboru innej kamery ważne jest, aby patrzeć przy zakupie na takie parametry, jak: rozdzielczość z jaką przesyła wideo (nie zdjęć) oraz ilość klatek. Minimum powinno być 30 fps, a przy 60fps obraz będzie płynny. Na opakowaniach producenci często pokazują rozdzielczość robienia zdjęć, więc należy upewnić się wcześniej. Najlepiej skorzystać z jakiejś internetowej porównywarki i znaleźć coś, czego parametry będą analogiczne do Logitech C920.
Poza w/w, to prawie jakakolwiek kamerka w dzisiejszych czasach daje ‚zadowalający’ obraz. Również kamery wbudowane w tańsze laptopy nadają się do wideokonferencji, o ile nie jest wymaga wyższa jakość. No i pozostają notebooki dobrej klasy, w których często i kamerki są bardzo porządnej jakości.

Słowo na temat łącza: co to właściwie znaczy ‚przyzwoita jakość’? Po pierwsze przepustowość, czyli ‚przekrój tej rury’. Sprawa jest nieco bardziej zawiła, ale dla uproszczenia przyjmijmy, że potrzebujemy ok. 0,5 Mbps na każdą osobę, która w naszej konferencji będzie nadawała obraz. W dzisiejszych czasach niby niewiele, ale pamiętajmy, że większość ‚tanich’ dostawców używa pewnego chwytu marketingowego, a mianowicie podaje jedynie szybkość pobierania, podczas gdy wysyłanie bywa 1/10-tą tej wartości. Tymczasem my potrzebujemy takiej przepustowości w obydwie strony. Tak więc, jeśli nie mamy do dyspozycji lepszego łącza (tzw. synchronicznego, gdzie obydwie wartości są porównywalne), wówczas potrzebujemy łącza o przepustowości min. 5Mbps (download) / 0,5Mbps (upload). Oczywiście czym większe te wartości, tym lepiej. Po drugie stabilność, czyli gwarancja, że nasze łącze utrzymuje parametry nie tylko w świąteczną noc o godz. 3 nad ranem ;).

Reasumując: można zaryzykować twierdzenie, że prawie każde łącze, spełniające dzisiejsze standardy, podoła wyzwaniu, najlepiej jednak przeprowadzić testy, a w razie ew. problemów z jakością połączenia, przede wszystkim mieć na uwadze konieczność poprawy jakości naszej ‚bramy na świat’.